【案情介绍】

2018年5月至2019年5月期间，中山市欧某制衣有限公司（以下称中山欧某公司）向佛山市钜某纺织品有限公司（以下称佛山钜某公司）采购多批布匹，总价款达214万元，扣除部分退货及延期交付的扣款后，中山欧某公司实际支付了佛山钜某公司货款190万元。

2019年10月，佛山钜某公司向佛山市禅城区法院起诉，要求中山欧某公司支付货款23万元。

中山欧某公司辩称：单据上的布匹总价款是214万元，但因布匹存在质量问题我方已经退回价值10万元的布匹，另外佛山钜某公司延期交货需要扣款13万元，剩下的190万元中山欧某公司已经付清，中山欧某公司已经不欠佛山钜某公司的货款。

 

【案件审理】

案件审理过程中，双方对送货总金额及付款总金额都确认。但是，佛山钜某公司不承认曾经有退货，也不承认因为延迟交货需要扣款。

为此，中山欧某公司提供了以下证据：一、由货运司机签名的退货单以及佛山钜某公司员工关于确认收到退货的电子邮件，以证明已经退回价值10万元的布匹；二、佛山钜某公司业务员温某签名确认的扣款单与送货单（上面有备注佛山钜某公司延迟交货的时间），以证明佛山钜某公司因延期交货同意扣款13万元；三、中山欧某公司经理与佛山钜某公司财务人员的微信聊天记录及银行转账凭证，以证明双方财务对账并确认了应付款金额，中山欧某公司已经按该金额付款，双方款项已经结清。

佛山钜某公司在庭审中：一、不承认在退货单上签名的司机是他们派送的司机，不承认有退货；二、不承认温某是他公司的业务员，且认为即使温某是他们的业务员，温某也没有权利代表佛山钜某公司签署扣款文件，扣款要法定代表人签名或公司盖章才有效；三、不承认微信中的聊天人员是它们公司的财务人员，不承认双方已经有对账。

     法院最后经审理认为，中山欧某公司已经退回价值10万元的布匹、佛山欧某公司同意因延期交货扣款13万元的情况属实，双方款项已经结清。遂驳回了佛山钜某公司的诉讼请求，中山欧某公司有惊无险，胜诉了。

【经验教训】

本案中，为什么佛山钜某公司不承认退货和扣款呢？由以上案例可知，正因为中山欧某公司证据存在一定的缺陷，佛山钜某公司评估中山欧某公司退货和扣款的证据不充分，所以它敢于起诉到法院搏一搏。

我们应该在本案中吸取什么经验教训呢？作为货物采购方，如果有退货有扣款，要怎么完善有关文件，保存证据呢？我们可以从以下几方面着手：

1.与客户签订书面的买卖合同，合同中明确注明客户的业务员等经手人员姓名及联系电话（预防客户不承认签名人员是它员工的情形出现）。

2.合同中明确注明客户财务人员姓名、微信号码、QQ号码、客户邮箱地址等（预防客户不承认邮箱、微信、QQ是它公司员工持有的情况出现）。

3.收到客户货物后，应立即清点数量、检查质量，如数量不符或质量不符合要求应拒收，或在单据上注明并要求客户相关人员签名确认。

4.如有退货，尽量直接送至客户并要求客户签收，保留签收单。如客户派司机来收取退货的，应要求客户开具委托某司机来收取退货的委托书（预防客户不承认有退货、不承认收到退货的情形出现）。

5.如有扣款，尽量让客户在扣款单上盖公章或财务章确认。

6.及时与客户对账对数，保留原始凭证。尽量不要通过微信方式对账对数，如果有通过微信方式对账对数，则应保存相关的微信聊天的原始记录，微信聊天记录不能删除不能修改，也不能截图保存。

如果能够做到以上几点，一般不容易发生纠纷，即使因扣款、退货等问题而发生纠纷，也能立于不败之地。

 

本案例是吴崇岳律师承办的真实案例，对本文转载请注明作者及来源